5 tiêu chí quyết định lựa chọn địa điểm trong sự kiện (phần cuối)

4. Trang thiết bị:

Tùy vào từng địa điểm mà sẽ có hoặc không có các trang thiết bị hỗ trợ. Với các địa điểm tổ chức sự kiện thuần túy như nhà hàng, trung tâm hội nghị, sân khấu chuyên nghiệp, thông thường sẽ có hệ thống trang thiết bị hỗ trợ công tác tổ chức như âm thanh, ánh sáng, khán đài,…Nhà tổ chức sẽ không cần sử dụng thiết bị của công ty hoặc thuê mướn từ đối tác.
Trường hợp còn lại, khi sự kiện được tổ chức tại khu bãi biển, bãi đất trống, các con đường, hoặc các địa điểm đặc biệt mang tính sáng tạo khác, nhà tổ chức cần chuẩn bị tất cả trang thiết bị, vật liệu thi công sân khấu, khán đài cho quá trình setup sự kiện.

Tùy vào từng địa điểm mà sẽ có hoặc không có các trang thiết bị hỗ trợ. Với các địa điểm tổ chức sự kiện thuần túy như nhà hàng, trung tâm hội nghị, sân khấu chuyên nghiệp, thông thường sẽ có hệ thống trang thiết bị hỗ trợ công tác tổ chức như âm thanh, ánh sáng, khán đài,…Nhà tổ chức sẽ không cần sử dụng thiết bị của công ty hoặc thuê mướn từ đối tác.

5. Dịch vụ, nhân sự sẵn có:
Với các địa điểm chuyên tổ chức sự kiện như đã đề cập thì thông thường sẽ có các dịch vụ đi kèm và nhân sự hỗ trợ cho sự kiện. Đây được xem là một trong những nhân tố bổ sung cho thiếu sót của địa điểm. Ví dụ, dịch vụ đăng ký giấy phép sự kiện, phủ sóng wifi, nguồn nhân lực sẵn sàng hỗ trợ sự kiện như nhân viên kỹ thuật âm thanh – ánh sáng, nhân viên lắp đặt, bộ phận lễ tân, PG,…

Ngoài những yếu tố kể trên, còn có một số tiêu chí khác để đánh giá mức độ “đáng giá” của địa điểm.

  • Tính chất sự kiện: sự hài lòng của chủ nhân sự kiện với địa điểm thông qua cái nhìn cảm quan, hoặc tính cách đặc trưng của nhóm đối tượng khách mời cũng là một tiêu chí để quyết định địa điểm.
  • Môi trường xã hội bên ngoài địa điểm: Địa điểm có phù hợp với hoạt động biểu diễn nghệ thuật của sự kiện hay không? có xảy ra bất đồng về văn hóa địa phương hay không? Sẽ bất hợp lý nếu chọn một địa điểm có không gian làng quê yên bình để tổ chức một đại nhạc hội, hoặc một điểm đến truyền thống để biễu diễn tuần lễ thời trang hiện đại.
  • Chức năng của địa điểm: Một địa điểm có sẵn các phòng chức năng chuyên biệt như phòng họp báo, phòng nghỉ, phòng thay đồ,… luôn luôn được đánh giá cao hơn những địa điểm chưa được bố trí đầy đủ. Ngoài ra, bãi đổ xe cũng là một nhân tố qua trọng trong việc đánh giá chức năng của địa điểm. Mỗi sự kiện sẽ có lượng khách mời tham dự khác nhau, tuy nhiên, với bất kỳ quy mô nào thì cũng cần bãi đổ xe thông thoáng và đảm bảo an toàn. Trong trường hợp địa điểm được chọn không có bãi xe chuyên dụng đủ sức chứa, thì nhà tổ chức phải tìm một bãi đỗ xe vị trí gần địa điểm để không rơi vào tình trạng quá tải cho bãi đỗ xe, gây khó chịu, mất ổn định và thậm chí là mất an toàn.
  • Thủ tục và hợp đồng: Các địa điểm khi được thỏa thuận và đưa vào ký kết hợp đồng giữa hai bên sẽ có những điều khoản đi kèm. Đây cũng là một tác nhân thúc đẩy hoặc kiềm hãm quyết định lựa chọn địa điểm cho sự kiện. Chẳng hạn như độ phức tạp của thủ tục, thời gian đặt chỗ, phần trăm đặt cọc, thời hạn thanh toán, giao trả địa điểm, phí bồi thường hợp đồng,…Những điều khoản này ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của đơn vị tổ chức sự kiện.

Bandaisukien

Còn có vô số các tiêu chí khác để đánh giá địa điểm, tùy thuộc vào từng sự kiện và đối tượng của sự kiện mà sẽ có các yêu cầu khác nhau. Tuy nhiên, các nhà tổ chức sự kiện thường sử dụng các tiêu chí trên để quyết định có sử dụng một địa điểm cho sự kiện của mình hay không.

Xem thêm: 5 tiêu chí quyết định lựa chọn địa điểm trong sự kiện (phần 1)