5 tiêu chí quyết định lựa chọn địa điểm trong sự kiện

Trong cấu trúc một sự kiện, địa điểm là một yếu tố quan trọng cần được nhắc đến. Sau quá trình hình thành ý tưởng, phác thảo sự kiện là việc lựa chọn địa điểm thích hợp để tổ chức sự kiện. 5 tiêu chí thường được căn cứ để đánh giá mức độ thích hợp của một địa điểm với sự kiện là: vị trí, giá cả, khoảng không, trang thiết bị – tiện ích và nhân sự.

  1. Vị trí:
    Vị trí của một địa điểm sẽ bao gồm các tiêu chí như khả năng tiếp cận; mức độ an toàn; khoảng cách di chuyển.

    Sự kiện không phải lúc nào cũng được tổ chức ở khu vực tập trung như nội thành, mà thay vào đó có thể là các địa điểm ở khu vực các quận ven thành phố, các khu du lịch,…Từ đó, lấy sức hút của sự kiện làm yếu tố thu hút các lượt khách đổ về địa điểm được chỉ định.
    Một địa điểm được đánh giá là “đẹp” hay không thường dựa vào mức độ thuận tiện tiếp cận. Chẳng hạn như đường di chuyển vào địa điểm có dễ tìm hay không? bản đồ vệ tinh có dễ dàng định vị và chỉ dẫn đường đến hay không? có được bố trí bảng hướng dẫn đặt tại các ngã rẽ hay đội ngũ dẫn đường không? địa điểm có nằm ở các đoạn đường một chiều khó quay đầu xe hay không?…
    Sau đó phải kể đến mức độ an toàn. Không một nhà tổ chức nào chọn địa điểm không đảm bảo về an ninh, trật tự (có xảy ra xung đột, tệ nạn xã hội) hoặc thiếu sự đảm bảo về an toàn trong cơ sở hạ tầng (điện, đường giao thông,…) để tổ chức một sự kiện.
    Khoảng cách di chuyển cũng là một tiêu chí để đánh giá. Dù không gian, giá cả hay bất kỳ yếu tố nào khác đều được đảm bảo nhưng nếu một địa điểm ở khoảng cách xa với điểm tập trung lại không có điểm thu hút khác để bù trừ, thì cũng sẽ khó lòng được lựa chọn.
  2. Giá cả:
    Nếu ngân sách chi cho sự kiện ở tầm cao hoặc khá cao thì việc đầu tư cho địa điểm là điều cần thiết. Hầu hết các trường hợp, sự kiện tổ chức ở một địa điểm càng “đẹp” thì càng thu hút được nhiều khách tham dự và đồng thời cũng mang lại sự hài lòng cao hơn vì tính thuận tiện.

    Nhà tổchức sự kiện sẽ căn cứ vào ngân sách chi cho sự kiện, và tính chất của sự kiện để lựa chọn địa điểm phù hợp. Giá cả chi cho địa điểm sẽ bao gồm chi phí hợp đồng thuê địa điểm, phí lắp đặt và phụ phí phát sinh.
  3.  Khoảng không gian: bao gồm không gian dành cho người và cho trang thiết bị.
    Khoảng không gian cho con người:
    – Không gian sân khấu: nơi biểu diễn cho các nghệ sĩ, diễn ra các hoạt động chính của chương trình sự kiện (giao lưu, khen thưởng, phát biểu,…).
    – Không gian hậu trường của một sự kiện quy mô lớn sẽ được bố trí các phòng (khu vực) chức năng như phòng thay đồ, phòng nghỉ cho khách mời và nghệ sĩ, phòng họp báo, phòng quản lý – điều phối,…
    Không gian dành cho trang thiếu bị: sẽ bao gồm không gian cho các thiết bị âm thanh, ánh sáng (loa, mixer, hệ thống đèn), bàn ghế (hoặc khán đài),…

11853950_551073091710398_1161372255_n

Xem tiếp