Cách chọn một địa điểm để tổ chức hội thảo khách hàng

Một trong những sự kiện quan trọng của công ty đó chính là hội thảo khách hàng. Nếu sự kiện này tổ chức thành công sự, công ty sẽ có thêm nhiều cơ hội hợp tác tiềm năng trong thời gian tới. Do đó, các công ty ngày càng chú trọng đến việc tổ chức hội thảo. Đáp ứng nhu cầu này, ngày càng có nhiều địa điểm được xây dựng với mục đích cho thuê tổ chức hội thảo. Bạn cần phải có kinh nghiệm nhất định trong việc chọn một địa điểm thích hợp nhất cho hội thảo khách hàng do mình tổ chức.

Phải ưu tiên sự phù hợp về vị trí của địa điểm tổ chức

Đầu tiên chính là địa điểm đó ở vị trí nào? Ở đây đang đề cập đến đó chính là vị trí địa lý. Tiêu chí này có thể được xem là tiêu chí quan trọng bậc nhất cần phải lưu ý khi tổ chức hội thảo khách hàng. Vị trí có thuận lợi thì mới có được số lượng người tham gia lớn, mà bạn biết đấy hội thảo khách hàng mà không nhiều người tham gia thì khó mà thành công được. Nếu vị trí của hội trường bạn chọn quá xa sẽ cản trở việc tới dự hội thảo của khách mời. Do đó, tốt nhất bạn nên tham khảo nhiều địa điểm ở những vị trí khác nhau sau đó đưa ra các nhận định, so sánh, tham khảo ý kiến mọi người để có lựa chọn chính xác nhất.

Ngoài ra, việc bạn quyết định lựa chọn một địa điểm tổ chức hội thảo khách hàng cũng nhất thiết cần phải quan tâm tới loại hội thảo đó là gì. Có thể đó là một hội thảo về buôn bán, sản phẩm/dịch vụ mới, lễ vinh danh, tuyên dương… Chúng sẽ khác nhau và cũng khác với các lễ ký kết, trao đổi vấn đề khoa học…Chính vì vậy, nếu chọn được một địa điểm tổ chức phù hợp thì sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn, không những thế bạn sẽ càng thu hút được số lượng lớn khách tham dự hội thảo.

Khách mời là ai, số lượng như thế nào

Khách mời là thành phần không thể thiếu và quan trọng nhất của một hội thảo khách hàng, tất cả những sự chuẩn bị tại hội thảo là đều dành cho và hướng tới khách hàng. Nếu khách hàng hài lòng, rất có thể thuyết phục được họ tham gia vào sự kiện, sản phẩm, dịch vụ của mình.

Trước khi lựa chọn địa điểm tổ chức bạn cần biết được đối tượng khách mời cho hội thảo lần này là ai? Trong trường hợp khách mời là những người giàu có, sang trọng và có địa vị trong xã hội thì địa điểm nhất định phải là những resort, khách sạn cao cấp. Nếu khách mời chủ yếu là bà mẹ và trẻ em thì gợi ý bạn nên chọn khu vực gần công viên, giải trí để tạo được sự thu hút của đối tượng bạn đang nhắm đến.

Về diện tích của địa điểm thì không nên quá rộng và cũng không được quá nhỏ mà tốt nhất phải phù hợp với số lượng khách mời tham dự hội thảo. Nếu địa điểm quá nhỏ sẽ làm khách mời cảm thấy không thoải mái, dẫn đến chất lượng chương trình giảm. Còn nếu địa điểm quá rộng thì bị tình trạng loãng không khí của sự kiện và tốn chi phí không cần thiết.

Thu thập các thông tin về địa điểm

Trước khi quyết định chọn địa điểm nào đó để tiến hành các buổi hội thảo khách hàng, bạn cần biết rõ những thông tin về địa điểm đó, điều này sẽ không thừa đâu ạ. Các thông tin hữu ích thường xuất hiện ở địa chỉ website của công ty, đặc biệt những phản hồi của khách hàng đã từng tổ chức sự kiện tại đây.

Những thông tin bạn cần quan tâm đầu tiên, đó là: chất lượng, giá cả, dịch vụ, ưu đãi… Những tiêu chí này sẽ góp phần không nhỏ vào sự lựa chọn có thuê địa điểm đó để tổ chức hội thảo khách hàng hay không.