Công việc của người tổ chức sự kiện gồm những gì?

Tổ chức sự kiện là một công việc thú vị và đầy năng động. Tuy nhiên nó cũng mang lại cho bạn nhiều áp lực vì bạn phải làm tất cả các công việc từ khâu sáng tạo trong chủ đề cho đến lựa chọn địa điểm và chuẩn bị về hậu cần. Người lập kế hoạch sự kiện phải giám sát tất cả mọi thứ từ những việc quan trọng cho đến những chi tiết nhỏ có liên quan đến sự kiện mà họ tổ chức. Vậy những công việc đó như thế nào hãy cùng tìm hiểu cùng chúng tôi nhé!

  1. Xác định chủ đề và mục đích của sự kiện

Để một sự kiện được diễn  ra thì cần phải có chủ đề. Dựa trên chủ đề đó mà người người tổ chức sự kiện mới  lập kế hoạch tổ chức. Vì vậy. công việc đầu tiên của người làm công tác lập kế hoạch là xác định chủ đề hoặc mục đích của sự kiện quan trọng. Mọi khía cạnh khác của sự kiện sẽ được xoay quanh thông điệp – chủ đề chính của chương trình như: địa điểm và diễn giả, tiệc, văn nghệ, sân khấu,….

  1. Lập ngân sách cho sự kiện

Người tổ chức sự kiện phải lập ngân sách cho sự kiện. Dựa vào ngân sách đề ra, người tổ chức sự kiện tiến hành phân bổ kinh phí liên quan đến sự kiện sao cho cân bằng nhất và đảm bảo được yêu cầu của sự kiện.  Việc lập ngân sách một thành phần quan trọng của sự kiện giúp sự kiện được thành công hơn.

  1. Chọn địa điểm thực hiện thích hợp

Ở một số sự kiện, địa điểm có thể do khách hàng yêu cầu. Tuy nhiên, một số khách hàng sẽ yêu cầu người tổ chức sự kiện tự chọn địa điểm. vì vậy người tổ chức sự kiện bắt buộc phải chọn địa điểm tổ chức sao cho phù hợp nhất với chủ đề của sự kiện và thông điệp muốn gửi tới. Việc lựa chọn địa điểm phải xem xét dến các yếu tố sau: kích thước phòng, vấn đề phục vụ, còn trống ngày sự kiện diễn ra hay không, vận chuyển, vị trí, âm thanh ánh sáng, hình ảnh và thậm chí cả internet.

  1. Giám sát cả công việc hậu cần

Sau khi đã thự hiện các công việc trên bạn tiến hành đặt các hạng mục sản xuất, thuê mua và phối hợp tất cả các dịch vụ và thiết bị cần thiết cho sự kiện này. Bạn cần phải giám sát công việc vận chuyển, đặt phòng khách sạn, đăng ký sự kiện, phòng thiết lập, chiếu sáng, điện, thiết bị trình bày và phục vụ để chương trình của bạn thật hoàn hảo, không thiếu sót.

  1. Báo cáo về sự kiện bạn tổ chức

Bạn là người tổ chức sự kiện thì bạn phải có trách nhiệm báo cáo các công việc liên quan đến sự kiện mà bạn đã chuẩn bị. Việc báo cáo bao gồm  báo cáo ngân sách, các kết quả khảo sát (survey), sự đáp ứng hài lòng và hiệu quả truyền thông thông qua sự có mặt của giới báo chí.