Kinh nghiệm cần thiết để quản lý tốt khu vực bên ngoài sự kiện

Bên cạnh việc phải chuẩn bị tốt khu vực bên trong tổ chức sự kiện thì một sự kiện được đánh giá là thành công khi có sự đóng góp của khu vực bên ngoài sự kiện phải cẩn thận và chu đáo. Vậy phải làm sao để quản lý tốt khu vực bên ngoài tổ chức sự kiện? Để làm được điều này bạn hãy tham khảo một số thông tin mà chúng tôi cung cấp dưới đây.

Bố trí nhân viên bảo vệ sự kiện

Việc này có vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo vấn đề an ninh trật tự trong quá trình tổ chức sự kiện. Để làm tốt việc này bạn hãy bố trí cũng như bố trí những đội nhân viên bảo vệ chuyên nghiệp hoặc bạn có thể nhờ đến sự giúp đỡ từ phí cảnh sát đừng nên sử dụng những tình nguyện viên để bảo vệ sự kiện vì những bộ phận này không đảm bảo sự an toàn cũng như không nắm được những nguyên tắc để xử lí nếu như có trường hợp khẩn cấp xảy ra.

Những nhân viên bảo vệ này đòi hỏi họ phải có trách nhiệm, phải được đào tạo bài bản, chuyên nghiệp để có thể giải quyết kịp thời những sự cố khẩn cấp có thể xảy ra trong sự kiện. Trang phục của nhân viên bảo vệ được sự chọn tùy theo từng loại sự kiện khách nhau.

Nếu sự kiện không đòi hỏi sự trang trọng thì nhân viên bảo vệ có thể mặc áo sơ mi hoặc áo cộc vào buổi tối. Nhưng nếu sự kiện được diễn ra với quy mô lớn và đòi hỏi sự trang trọng thì nhân viên bảo vệ phải mặc những trang phục truyền thống.

Thiết lập hệ thống chỉ dẫn cho sự kiện

Thông qua hệ thống chỉ dẫn này sẽ giúp cho toàn bộ nhân viên tổ chức sự kiện cũng như khách mời và khán giả có thể nắm được bao quát về không gian tổ chức sự kiện như thế nào. Hệ thống chỉ dẫn này bao gồm sơ đồ tổng thể những khu vực chính của sự kiện được đặt ở vị trí nào? Ví dụ như khu vực phòng họp, nhà vệ sinh, khu vực tiếp đãi buổi tiệc.

Các chỉ dẫn đường đi bằng những ký hiệu giúp tất cả những đối tượng có mặt có thể dễ dàng tìm được lối đi lại hay những khu vực không được pháp ra vào… để mọi hoạt động thực sự đi vào nề nếp ổn định mà không tốn quá nhiều nhân viên và công sức.

Chú trọng đến việc hoạt động quảng bá vì mỗi sự kiện khác nhau sẽ có một hoạt động quảng bá khác nhau để làm cho không khí của sự kiện trở nên náo nhiệt và ấn tượng hơn.