Kinh nghiệm quản lý khách mời đạt hiệu quả trong tổ chức sự kiện

Khách mời có vai trò vô cùng quan trọng đối với sự kiện góp phần vào sự thành công của sụ kiện. Vì sự kiện có thành công hay không quyết định bằng việc sự kiện đó có thu hút khách mời tham dự sự kiện hay không, có đem đến sự thoải mái cho khách mời khi tham gia sự kiện.

Bạn nên lưu ý một điều nữa là chuẩn bị trước những phương án dự phòng để có thể  xử lí nếu như có xảy ra những tình huống bất ngờ. Dưới đây chúng tôi sẽ gợi ý cho bạn một số việc bạn cần làm để quản lý tốt khách mời tham dự sụ kiện đem đến sự thoải mái cho khách mòi đem đến một sự kiện thành công.

Số lượng khách mời tham gia sự kiện là bao nhiêu?

Trước khi tổ chức sự kiện bạn nên tính toán thật kỹ số lượng khách mời tham gia sự kiện là bao nhiêu để có thể xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện. Khi đã nắm trong tay số lượng khách mời tham gia sự kiện khi đó bạn có thể thực hiện tốt những việc cần làm trong tổ chức sự kiện ví dụ như việc mời khách đến tham dự sau đó là bố trí đủ số ghế ngồi và thức ăn dành cho khách mời.

Để chắc chắn rằng khách mời có tham gia sự kiện hay không thì bạn nên tiến hành kiểm tra rà soát xác nhận xem họ có tham gia sự kiện hay không bằng cách gọi điện để xác nhận. Việc này giúp bạn tạo được thiện cảm cho khách mời về sự chỉnh chu cũng như mang lại cho bạn một danh sách khách mời đảm bảo hơn.

Có thể số lượng khách mời sẽ luôn diễn biến bất thường vì vậy bạn cần phải cập nhật danh sách số lượng khách mời thường xuyên để đảm bảo số lượng người tham dự chính xác trước khi sự kiện diễn ra.

Chuẩn bị sẵn một khu vực check in dành cho khách mời

Để đảm bảo tất cả khách mời không có bất kì sự phàn nàn nào về sự kiện của bạn thì bạn nên chia ra làm hai khu vực check in dành cho khách mời một bên dành cho khách mời bình thường một bên dành cho khách VIP. Bạn nên bố trí một người đứng ở cổng để sắp xếp khách mời đến đúng khu vực dành cho mình.

Đừng nên để mọi thứ nhập nhằng, làm ảnh hưởng đến các vị khách mời tham gia sự kiện của mình. Khách VIP là nhân vật quan trọng, vì vậy, có một khu check in riêng sẽ để lại ấn tượng tốt cho họ hơn đó là một bước tiến mới trong việc phát triển tương lai trong sự kiện của bạn.

tổ chức sự kiện