So với các không gian kín như sảnh khách sạn, trung tâm hội nghị, trung tâm tiệc cưới thì không gian ngoài trời được lựa chọn ngày càng nhiều hơn trong xu hướng chọn địa điểm sự kiện, nhưng thực tế thì không phải người tổ chức sự kiện nào cũng có bản lĩnh lựa chọn hình thức này. Vậy thì chọn một điểm tổ chức sự kiện ngoài trời là một lựa chọn thông minh hay thách thức?

Hình thức sự kiện ngoài trời thường dành cho những sự kiện mang tính chất giao lưu, năng động và tự do. Không gian ngoài trời là một điều kiện thuận lợi để nhà tổ chức sự kiện thỏa sức sáng tạo và thể hiện. Từ việc tự do phân bố các khu vực, sơ đồ lắp đặt, hệ thống chiếu sáng,… hầu như đều có thể tiến hành bố trí theo ý tưởng và thiết kế của bản thân.

Đối với các hình thức sự kiện hội nghị, hội thảo, chủ nhân sự kiện ưu tiên chọn lựa các địa điểm như phòng hội nghị chuyên dụng, hội trường để tổ chức; mặt khác, những sự kiện như đại nhạc hội, festival, hội chợ triển lãm,… và hiện nay thêm các buổi tiệc cá nhân như lễ cưới, đính hôn, ngày kỷ niệm, tiệc họp mặt… có xu hướng lựa chọn không gian ngoài trời để tổ chức. Không gian ngoài trời như sân vận động, bãi đất trống, bãi biển… có sức chứa lượng khách lớn, không gian có thể tạo điều kiện thuận tiện di chuyển tự do cũng như diện tích đủ rộng để tổ chức nhiều hình thức hoạt động làm phong phú sự kiện.

Kết hợp giữa sự kiện và phong cảnh cũng là một ý tưởng được ưa chuộng. Một đại nhạc hội ngoài trời dịp cuối năm, kết hợp thưởng thức âm nhạc và ngắm pháo hoa vẫn thú vị hơn một buổi ca nhạc đón năm mới trong không gian kín như rạp hát. Một tiệc cưới được tổ chức tại bãi biển vào buổi sáng có nắng vàng, biển xanh, trời quang đãng hoặc buổi tối dưới ánh đèn lãng mạn ngoài trời, có hoa, có nến và âm nhạc du dương trong gió biển vẫn thú vị hơn nhiều so với một tiệc cưới dưới ánh đèn vàng trong trung tâm hội nghị.

Nhưng, tổ chức một sự kiện ngoài trời có thực sự dễ?

Chọn địa điểm ngoài trời có nghĩa là nhà tổ chức phải bố trí tất cả mọi thứ, đây là điều kiện thuận lợi để sáng tạo và thể hiện nhưng đồng thời, đây cũng là một khó khăn khi nhà tổ chức phải sử dụng trang thiết bị của đơn vị thi công từ bàn ghế, khán đài, sân khấu, hệ thống âm thanh ánh sáng,… cho chương trình. Thời gian lắp đặt cũng như nhân lực hỗ trợ sẽ cần nhiều hơn so với sử dụng địa điểm không gian chuyên dụng. Chưa kể đến việc đảm bảo hệ thống cơ sở hạ tầng được hoàn chỉnh đủ khả năng phục vụ chương trình như điện, nước, xử lý thải,…cũng không đơn giản.

Khi tổ chức sự kiện ngoài trời, nhà tổ chức phải đối phó với hằng hà sa số những rủi ro có thể gây vỡ sự kiện. Phương án dự phòng là điều khắc cốt ghi tâm và chú trọng hàng đầu của các nhà tổ chức sự kiện. Thời tiết là nhân tố thường gây đau đầu nhất. Với thời tiết đặc trưng của khu vực Đông Nam Bộ, TPHCM khá ổn định, tuy nhiên tình trạng mưa nắng thất thường cũng hay xảy ra. Sự kiện ngoài trời thường được tổ chức từ tháng 11 đến tháng 4 năm sau. Nhưng dù tổ chức ở thời điểm nào thì nhà tổ chức cũng luôn có phương án dự phòng như lều bạt, hội trường, sảnh tạm thời để đối phó với mưa nắng không theo dự báo thời tiết. Nhân lực là một yếu tố quan trọng trong tổ chức sự kiện ngoài trời, nguồn nhân lực phải linh hoạt, bình tĩnh và có khả năng phối hợp tốt khi sự cố xảy ra.

tong-do-tiec-cuoi-ngoai-troi-480x340

Hiển nhiên, bất kỳ lựa chọn nào cũng đều mang ưu – nhược điểm riêng, nếu sự kiện ngoài trời mang lại cho nhà tổ chức những vấn đề nan giải thì đây cũng là một lựa chọn đắc giá mang lại hiệu quả cho một sự kiện. Dù là không dễ dàng nhưng xứng đáng để thách thức.

Xem thêm: Lựa chọn địa điểm sự kiện